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Projektkoordination

Projekte lösen einmalige Aufgaben, haben institutspolitisch sensible Auswirkungen, haben festgelegte Start- und Abschlußtermine, sind durch eine Vielzahl von Aktivitäten gekennzeichnet, haben begrenzte Ressourcen, und es kooperieren Spezialisten aus unterschiedlichen Fachgebieten.

Jedes Projekt hat einen Projektleiter (PL). Die Funktion des Projektleiters kann vom Abteilungsleiter (AL) bzw. vom Institutsvorstand , zeitlich befristet, auf eine/n wissenschaftliche/n Mitarbeiter/in (WM) übertragen werden.

Die Funktion des PL, ausgeübt durch eine/n WM, ist für die zukünftige Institutsentwicklung von strategischer Bedeutung und wird für die WM als zusätzliche Qualifizierung angesehen. Voraussetzungen für WM sind die erfolgreiche Mitarbeit in Projekten und die Weiterbildung auf dem Gebiet des Projektmanagement.

Der PL in einer Matrixorganisation trägt die Verantwortung für sein Projekt. Der PL ist zuständig und verantwortlich für die Projektplanung, -überwachung, -steuerung und für die fachtechnische Durchführung und erhält hierfür die unten genannten Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse. Die PM arbeiten nach definierten Vorgaben in eigener Sachkompetenz. Disziplinarisch bleiben die PM einem AL bzw. dem Institutsvorstand unterstellt.
Der Projektkoordinator (PK) hat lenkende und koordinierende Funktion für die Projekte des Instituts.

Der Erfolg des Projektes hängt von der Qualifikation des PL ab. Der PL verfügt über fachliches Know-how sowie über ausgeprägte Fähigkeiten hinsichtlich Menschenführung und Kooperation. Der PL erhält klar umrissene Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse. Neben der Leitung und Verantwortung repräsentiert der PL auch das Projekt nach außen.

Projektplanung und -steuerung ist die sachgerechte, termin- und aufwandsgerechte sowie kostengerechte Projektabwicklung. Sie umfaßt die Erstellung und Führung der Projekt- und Ablaufpläne, die inhaltliche Koordination (Vorgehensweise, Reihenfolge und Inhalte), die Kapazitäts-, Urlaubs- und Terminplanung, die Termin- und Abarbeitungskontrolle sowie die Hilfs- und Arbeitsmittelplanung.

Der PL setzt interne Termine zur Wahrung der externen Termine (z. B. Berichte, Zwischenpräsentationen) und legt die projektbezogene Aufgabenteilung fest. Der PL ist verantwortlich für die Außenwirkung des Projektes. Der PL prüft und bereitet Dokumente, die im Außenraum verwendet werden (z. B. Berichte, Folien), vor.

Der PL berichtet dem PK in regelmäßigen, dem Projekt angepaßten Zeitabständen sowie dem AL auf Anfrage. Die PM berichten dem PL über ihre projektbezogene Arbeitsleistung und dem AL über ihre Gesamtarbeitsleistung.